Virtuelle Voicemail: die skalierbare Lösung, die Unternehmen hilft
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Virtuelle Voicemail: die skalierbare Lösung, die Unternehmen hilft

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Virtuelles Sekretariat: nützliche Unterstützung für Firmen und Unternehmen

Die
Dasvirtuelle Sekretariat ist eine Dienstleistung, die Unternehmen, Betriebe und Freiberuflerunterstützt.
Digitale Assistenten übernehmen eine Reihe von Aufgaben, die normalerweise einer Sekretärin anvertraut werden. Diese Lösung ist ideal für diejenigen, die nicht die Möglichkeit haben, eine professionelle Person für diese Tätigkeit einzustellen, die sich aber gleichzeitig mit einer Funktion ausstatten möchten, die in der Lage ist Anrufe sortieren, Erstkontakt mit Kunden, Erledigung von Verwaltungsaufgaben.

Das virtuelle Sekretariat hat vor allem den Vorteil, dass es zu jeder Tageszeit und während der ganzen Woche erreichbar ist, nicht nur zu den klassischen Bürozeiten. Es handelt sich in jeder Hinsicht um ein sskalierbare, anpassbare Lösung, die sich an jeden Bedarf anpassen lässt und Kosteneinsparungen ermöglichtdas Geschäft des Unternehmens zu fördern. Diese Lösung gewährleistet eine intelligente Verwaltung mehrerer Aufgaben.

Der Einsatz von Technologie erleichtert den Fernkontakt zwischen Unternehmen und Verbraucherauch das traditionelle Konzept des Sekretariats umgestaltet. Es gibt viele Arten von virtuellen Sekretariatsdiensten, die vom klassischen Videoempfang über die Chat-Interaktion bis hin zur künstlichen Intelligenz reichen, die die neueste Entwicklung in diesem Bereich darstellt und eine immer realistischere Interaktion mit dem Endnutzer bieten kann.

Was sind die Gründe für die Wahl eines virtuellen Sekretariats?

Die Skalierbarkeit ist einer der großen Vorteile, die das virtuelle Sekretariat bietet. Die Art und Weise, wie diese Dienstleistung erbracht wird, kann auf die Bedürfnisse des Einzelnen zugeschnitten werden. Die Verfügbarkeit ist höher als bei herkömmlichen Lösungen und stellt daher eine wesentliche Verbesserung für die Geschäfts- und Arbeitsqualität dar.

Ein externer Remote- oder virtueller Sekretariatsservice verbessert die Wahrnehmung der eigenen Realität nach außen. Ein proaktiver und permanenter Anrufbeantworter ohne Zeitbegrenzung, die Möglichkeit, Anfragen und Namen zu notieren und die Garantie, einen nützlichen und stets aufmerksamen Filter zu haben, sind gute Gründe, sich auf einen virtuellen Anrufbeantworter zu verlassen.

Welche Aufgaben erfüllt ein virtuelles Sekretariat? Wie es funktioniert

  • Verwaltung und Weiterleitung von Anrufen und Annahme von Terminen.
  • Direkte Beziehung zu den Kunden.
  • Dateneingabe auf der ersten Ebene.
  • Verwaltung von Kleinkonten.

Die virtuelle Sekretärin hält den Kontakt mit der Kontaktperson im Unternehmen über SMS, E-Mail und Benachrichtigungen aufrecht. Auf diese Weise bleiben die Agenden auf dem neuesten Stand und Sie sind immer auf dem neuesten Stand der Unternehmensführung.

Welche Aufgaben erfüllt ein virtuelles Sekretariat? Wie es funktioniert

Der virtuelle Anrufbeantworter von Phonetica

Phonetica, BPO-Anbieter der INGO Group, setzt seit über 20 Jahren auf die digitale Transformation und verfolgt einen modernen Omnichannel-Ansatz die den Einsatz von künstlicher Intelligenz und maschinellem Lernen beinhaltet. Viele Unternehmen haben die Dienste von Phonetica in Anspruch genommen, indem sie die Herausforderung annahmen und statt einer physischen Telefonzentrale oder einer Sekretärin vor Ort Methoden wie Kioske und Video-Empfangsdamen bevorzugten.

Künstliche Intelligenz macht manche Vorgänge schneller und einfacher. Zum Beispiel Omnichannel ermöglicht einem entfernten Sekretariat den gleichzeitigen Zugriff auf verschiedene Toolsund kann mehrere Aktivitäten effizient kontrollieren. Künstliche Intelligenz ermöglicht es, dass bestimmte Funktionen in erster Linie von Chatbots oder automatischen Respondern verwaltet werdenDies ermöglicht es dem Bediener, sich auf Tätigkeiten zu konzentrieren, die menschlichen Einsatz erfordern und weniger mechanisch und automatisierbar sind.

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Phonetica ist dank der von der INGO-Gruppe eingeführten Multichannel- und Technologie-Innovationen in der Lage, für jedes Unternehmen spezifische Projekte zu entwickeln, die den Prozess von der ersten Analysephase bis zur Umsetzung integrierter, skalierbarer und modularer Omnichannel-Strategien begleiten. Seit über 20 Jahren steht Made in Italy im Dienste des Kunden.

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