¿Qué es una secretaría virtual?
Cuando hablamos de secretaría virtual , nos referimos a un servicio en el que la gestión de las prácticas normalmente encomendadas a una secretaria de oficina la realizan de forma externa los llamados asistentes digitales o asistente virtual .
Es un’actividad que va a apoyar a autónomos, pequeñas empresas o empresas, empresas del sector artesanal o agentes comerciales, que por diversos motivos no tienen la posibilidad o la voluntad de tener un empleado interno adscrito a la actividad de secretariado, pero aun así quieren tener a servicio que despacha llamadas , gestiona un primer contacto con los clientes , atender los trámites administrativos más sencillos e está disponible no solo durante el horario de oficina clásico.
¿Qué tipos de servicios de contestador virtual existen?
Un asistente digital representa una alternativa válida al concepto más tradicional de secretaría de empresa , e implica el uso de profesionales capaces de realizar tareas de diversa complejidad en diferentes campos. Evidentemente, no todos los clientes requieren el mismo tipo de servicio, por lo que existen varios tipos de secretaria virtual, desde la clásica secretaría, hasta la videorecepción, desde la interacción vía chat o incluso mediante Inteligencia Artificial.
Que puede hacer un servicio de secretaria virtual
Como se mencionó, las tareas para las cuales una secretaría virtual puede reemplazar completamente a la gestión de una secretaría tradicional son muchas.
Las más clásicas son la gestión y transferencia de llamadas y la concertación de citas por parte de un profesional, pero también la relación directa con los clientes es una de las tareas más importantes.
Hay quienes necesitan la entrada de datos de primer nivel o la gestión de la pequeña contabilidad.
Todo ello sin dejar de estar en contacto con el empleador, a través de mensajes de texto, correos electrónicos, notificaciones que te permitirán mantener actualizadas tus agendas y estar siempre a la vanguardia de la gestión de una actividad.
Por que elegir secretarias virtuales
Decidir confiar en un servicio de secretaría virtual o remoto externo es una manera fácil de mejorar la percepción de su negocio en el exterior .
Respuesta telefónica proactiva, tomando nota de solicitudes y nombres, un filtro útil y siempre atento para una serie de actividades que muchas veces una firma profesional o una pequeña empresa no tiene tiempo ni recursos para dedicar.
La escalabilidad y la posibilidad de adecuar las formas en que se brinda este servicio a sus necesidades , así como la mayor disponibilidad, hacen que todo sea aún más útil para mejorar el negocio y la calidad del trabajo.
¿Es la inteligencia artificial el futuro de los contestadores automáticos virtuales?
La IA se está apoderando de nuestra vida diaria con una velocidad cada vez más impresionante, y todavía no somos del todo conscientes de ello.
Por lo tanto, es más que lógico preguntarnos si el modelo de secretaría tal como lo conocemos hoy será reemplazado pronto por la inteligencia artificial.
Muchas empresas o pequeñas y medianas empresas ya han aceptado el desafío y han optado por no tener una recepcionista física o una secretaria en el lugar, prefiriendo métodos como el quiosco y la recepcionista de video .
Sin duda, lo que la IA está haciendo hoy en día es simplificar algunas operaciones, hacer que sean más rápidas y que funcionen mejor , en una gestión sinérgica con el ser humano.
A través de la omnicanalidad , incluso una secretaria remota puede acceder a diferentes herramientas al mismo tiempo, manteniendo las actividades bajo control de manera eficiente y oportuna. Con chatbots o respondedores automáticos , algunas funciones son gestionadas primero por la Inteligencia Artificial, para permitir que el operador se dedique a actividades más útiles.
Servicios de fonética y secretariado virtual
Durante más de 20 años al servicio de los clientes, Phonetica adopta por completo la transformación digital , combinando los procesos de entrada y salida más tradicionales y consolidados con un enfoque omnicanal , gracias al uso de IA y Machine Learning .