Qu'est-ce qu'un secrétariat virtuel
Lorsque l’on parle de secrétariat virtuel , on entend un service dans lequel la gestion des cabinets normalement confiés à une secrétaire de bureau sont effectuées en externe par les assistants dits numériques ou assistant virtuel .
C’est un’activité qui va au soutien d’ indépendants, de petites entreprises ou sociétés, d’entreprises du secteur de l’artisanat ou d’agents commerciaux, qui pour diverses raisons n’ont pas la possibilité ou la volonté d’avoir un salarié interne affecté à l’activité de secrétariat, mais ils souhaitent tout de même avoir une service qui répartit les appels , gère un premier contact avec les clients , s’occuper des démarches administratives les plus simples e est disponible non seulement pendant les heures de bureau classiques.
Quels types de services de réponse virtuelle existent
Un assistant numérique représente une alternative valable au concept plus traditionnel de secrétariat d’entreprise , et implique l’utilisation de professionnels capables d’effectuer des tâches de complexité variable dans différents domaines. Évidemment, tous les clients n’ont pas besoin du même type de service, et il existe donc différents types de secrétariat virtuel, du secrétariat classique, à la vidéoréception, de l’interaction via le chat ou encore via l’Intelligence Artificielle.
Ce que peut faire un service de secrétariat virtuel
Comme mentionné, les tâches pour lesquelles un secrétariat virtuel peut complètement remplacer une gestion de secrétariat traditionnelle sont nombreuses.
Les plus classiques sont la gestion et le transfert des appels et la prise de rendez -vous par un professionnel, mais aussi la relation directe avec les clients est l’une des tâches les plus importantes.
Il y a ceux qui ont besoin de saisie de données de premier niveau , ou de gestion de petite comptabilité.
Le tout en restant en contact avec l’employeur, via des SMS, des mails, des notifications qui vous permettront de garder vos agendas à jour et d’être toujours à la pointe de la gestion d’une activité.
Pourquoi choisir les secrétaires virtuelles
Décider de s’appuyer sur un service externe de secrétariat distant ou virtuel est un moyen facile d’ améliorer votre perception de votre entreprise à l’extérieur .
Réponse téléphonique proactive, prenant note des demandes et des noms, un filtre utile et toujours attentif pour une série d’activités que souvent un cabinet professionnel ou une petite entreprise n’a ni le temps ni les ressources à consacrer.
L’ évolutivité et la possibilité d’ adapter la manière dont ce service est fourni à vos besoins , ainsi que la plus grande disponibilité, rendent tout encore plus utile pour améliorer l’entreprise et la qualité du travail.
L'intelligence artificielle est-elle l'avenir des répondeurs virtuels ?
L’IA envahit notre quotidien à une vitesse de plus en plus impressionnante, et nous n’en sommes pas encore pleinement conscients.
Il est donc plus que logique de se demander si le modèle de secrétariat tel que nous le connaissons aujourd’hui sera bientôt remplacé par l’intelligence artificielle.
De nombreuses entreprises ou petites et moyennes entreprises ont déjà accepté le défi et ont choisi de ne pas avoir d’accueil physique ou de secrétaire sur place, préférant plutôt des méthodes telles que le kiosque et l’accueil vidéo .
Ce que l’IA fait certainement aujourd’hui, c’est rendre certaines opérations plus simples, plus rapides et plus performantes , en gestion synergique avec l’être humain.
Grâce à l’omnicanal , même une secrétaire à distance peut accéder à différents outils en même temps, gardant les activités sous contrôle de manière efficace et rapide. Avec les chatbots ou les répondeurs automatiques , certaines fonctions sont d’abord gérées par l’Intelligence Artificielle, afin de permettre à l’opérateur de se consacrer à des activités plus utiles.
Phonetica et secrétariat virtuel
Depuis plus de 20 ans au service des clients, Phonetica embrasse pleinement la transformation numérique , en combinant les processus entrants et sortants plus traditionnels et consolidés avec une approche omnicanale , grâce à l’utilisation de l’ IA et du Machine Learning .