Come implementare il knowledge management in azienda: vantaggi, benefici e strumenti

La migliore strategia di knowledge management è quella che permette la sedimentazione di ogni conoscenza acquisita dai dipendenti all’interno di un’azienda e la sua diffusione. Le persone e le conoscenze lavorative sono il fulcro di ogni impresa, sono risorse preziose che devono essere gestite e curate con attenzione.  

Un knowledge management organizzato permette di semplificare i processi di acquisizione, diffusione e utilizzo delle varie conoscenze, favorendo lo sviluppo di ogni processo decisionale efficace e coinvolgente. L’impresa diventa sempre più produttiva ed efficiente in termini di costi e di tempo quando i collaboratori hanno la possibilità di condividere e aggiornare le proprie competenze. 

• Un aspetto da considerare quando si decide di implementare il knowledge management in azienda è quello di individuare una strategia affine alla visione dell’impresa, in modo da intervenire sulla gestione e la condivisione delle fonti di apprendimento, favorendo le necessità funzionali e competitive. 

• La gestione delle conoscenze è influenzata dal modo in cui i dipendenti interagiscono e dall’ambiente in cui lavorano, motivo per cui la cultura aziendale deve essere interiorizzata all’interno della strategia di knowledge management. 
• Successivamente occorre monitore i processi organizzativi che possono essere implementati con una buona strategia di knowledge management, che deve essere supportata da manager competenti ed esperti. 
• Da ultimo occorre individuare le tecnologie più adatte alle necessità aziendali. 

• Creazione di processi e procedure standard. I collaboratori all’interno dell’azienda avranno un quadro ben chiaro su cosa fare e come agire, garantendo qualità in ogni singola attività e risultati ottimali.  
• Prendere le decisioni migliori, sfruttando le informazioni giuste raccolte attraverso una corretta strategia di knowledge management, sarà molto più semplice. Il decision making rapido sarà possibile grazie al riutilizzo di conoscenze diffuse negli archivi dei database, dove i dipendenti possono avere accesso per consultare informazioni ed esperienze concrete. 
• Migliore circolazione di idee e informazioni: possedendo le stesse conoscenze, i lavoratori avranno a disposizione i medesimi strumenti per risolvere i problemi e fornire soluzioni in maniera rapida e innovativa. 
• Riduzione degli errori. Usufruendo di un database di esperienze, si avrà modo di conoscere anche sbagli già commessi, evitando così di ripeterli. 
• Rapido accesso a risorse, materiali e procedure. Un knowledge management ottimale permette a ogni dipendente di avere accesso a quello di cui ha bisogno in qualsiasi circostanza. 

• Incentivare l’innovazione all’interno dell’azienda e fornire un processo efficace di onboarding in caso di nuove assunzioni. 

Utilizzare strumenti digitali che si allineino con le esigenze dell’azienda è fondamentale per adottare una buona strategia di knowledge management, capace di raccogliere informazioni, proteggerle e fornirle ai dipendenti con velocità. Un database condiviso garantisce la circolazione di informazioni in maniera trasversale attraverso sezioni specifiche, permettendo la diffusione delle idee e dei contenuti tra tutti i dipendenti, sedimentando le consapevolezze aziendali. 

Una intranet permette di ottimizzare il knowledge management per i flussi di lavoro e la collaborazione aziendale con messaggistica in tempo reale, reporting, wiki aziendali, commenti sui fili, condivisione facilitata dei documenti in tempo reale. Le aziende devono rimanere in stretta comunicazione con i propri dipendenti per imprimere la cultura aziendale e aumentare la conoscenza condivisa e il coinvolgimento dei dipendenti.