Knowledge Management cos'è
La gestione della conoscenza è fondamentale per un’azienda ed ottimizzare i processi che permettono di condividere il know-how acquisito, attraverso strumenti adeguati, diventa l’unico approccio possibile. Ma quanto è importante all’interno di una realtà d’impresa il knowledge management, cosa si intende con strategia di knowledge management e quali sono gli strumenti giusti per attuarla?
Il processo di condivisione di queste informazioni deve passare necessariamente attraverso un percorso in cui la conoscenza e la competenza delle persone che compongono una società siano esplicitate, anche se spesso non sono facilmente commisurabili ad un know how scritto, perché fatte di esperienze, di skill maturati in anni e di processi mentali personali non ripetibili, dalle molteplici sfaccettature, che in un database di mere informazioni potrebbero risultarne sminuiti.
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Il knowledge management system
Dalla definizione della Gartner, è evidente che la gestione della conoscenza in ambito aziendale abbia la finalità prima di garantire l’accesso alle informazioni in maniera facile, trasparente e veloce, sia per i dipendenti che per la società stessa.
Per poter realizzare il tutto, sono necessari dei passaggi aziendali ben specifici, che vanno in qualche modo a influenzare e rivoluzionare il modo con cui ci si è approcciati alla condivisione delle informazioni fino a quel momento, dando una struttura e degli strumenti atti a farlo, ovvero un Knowledge Management System (KMS).
Serve in primo luogo capire dove siano contenute le informazioni, se esiste già una knowledge base a cui rifarsi. Nel passato spesso la KB era cartacea, custodita in archivi fisici. Oggi ovviamente si predilige l’aspetto informatico e quelle informazioni saranno su una intranet o su un cloud aziendale.
In seconda istanza, servirà stabilire dei flussi con cui questi processi verranno creati ed acquisiti dai dipendenti: sarà importante una condivisione con tutte le parti dell’organizzazione, in una modalità conosciuta ed approvata dalla governance aziendale.
Una volta stabilite queste priorità, andranno definite figure in grado di gestire al meglio i procedimenti atti a creare un knowledge management system adeguato, come un knowledge manager.
E infine, le tecnologie che andranno a supportare tutto lo svolgersi dei processi, che andranno scelte con cura, a volte addirittura progettate ed implementate.
Solo grazie a queste premesse si potrà ottenere un miglioramento e anche la creazione di nuove competenze e sapere.
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KM e CRM, un’integrazione necessaria
In ambito customer relation l’integrazione tra KM e CRM può fare la differenza nella gestione delle richieste dei clienti: maggiore responsività, più velocità equivalgono anche ad una maggiore produttività e ad un risparmio sui costi.
Nel percorso di creazione di un knowledge management system, il CRM svolgerà quindi un ruolo imprescindibile. Le due parti saranno strettamente connesse: il CRM permetterà di ottenere informazioni e risoluzioni molto più rapide, se pensato su una logica di gestione delle conoscenze, e a sua volta fornirà dati e indicazioni puntuali con cui accrescere le risorse del KM.
Più informazioni e competenze forniranno strumenti aggiornati con cui creare strategie di marketing sempre più precise e utili.
Knowledge Management System
Con un software per il knowledge management i dati che emergono possono essere raccolti ed archiviati con maggiore efficienza, in modo da permetterne la condivisione facilmente e con una struttura univoca per tutti gli ambiti aziendali, in un flusso coerente.
La standardizzazione dei processi interni, attraverso strumenti tecnologici in continua evoluzione ed implementazione, permetterà di ottimizzare l’accesso al database di conoscenze e skill di una società, con miglioramenti evidenti per tutte le attività e ambiti coinvolti.
Un software KM si basa su funzioni “sociali”, perché sfrutta l’utilizzo di una conoscenza condivisa, non solo tra i dipendenti e i manager, ma anche tra partner, fornitori, clienti e azionisti.
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Vantaggi del knowledge management
Ma quali sono i reali benefici per un’azienda, nell’utilizzare e sfruttare un KMS?
Oltre all’evidente e già più volte sottolineata facilità nel reperire le informazioni necessarie a molti processi produttivi, un sistema di knowledge management è una risorsa di miglioramento imprenditoriale.
La produttività aumenta, la conoscenza comune viene tracciata ad immagazzinata, per creare nuove modalità di interazione, diminuire gli errori ed evitare di commettere gli stessi più e più volte senza un reale motivo. Inoltre il know how condiviso va a modificare alla base la percezione e la concezione dell’azienda, con una nuova idea collaborativa nella quotidianità dei rapporti interpersonali tra i dipendenti.
La mentalità del problem solving e del monitoraggio degli obbiettivi aziendali si diffonderà, così come lo scambio di informazioni.
Tutto questo avrà come conseguenza la volontà di crescere e di innovare, con un beneficio diretto sul modello imprenditoriale che l’azienda presenterà esternamente.
Acuto il KMS di INGO
Con la piattaforma di Knowledge Management di INGO, sarà più facile ottimizzare i processi per la gestione omnicanale della tua realtà aziendale, mantenendo nel tempo le relazioni con i prospect e migliorando la customer satisfaction.
Acuto ti permetterà di ottenere tutte le informazioni che ti necessitano, da tutti i canali su un unico strumento, per monitorarle al meglio, creare un flusso di lavoro continuo tra online e offline e creare un KMS sempre più efficace.