Cos'è una segreteria virtuale
Quando parliamo di segreteria virtuale, intendiamo un servizio in cui la gestione di pratiche normalmente affidate ad una segretaria d’ufficio, sono eseguite esternamente dalle cosiddette assistenti digitali o assistente virtuale.
Si tratta di un’attività che va a supportare liberi professionisti, piccole attività o società, aziende nell’ambito dell’artigianato o agenti commerciali, che per i più svariati motivi non hanno la possibilità o la volontà di avere un dipendente interno adibito all’attività di segretariato, ma vogliono comunque dotarsi di un servizio che smisti le chiamate, gestisca un primo contatto coi clienti, si incarichi delle pratiche amministrative più semplici e sia reperibile non solo durante i classici orari d’ufficio.
Quali tipi di servizi di segreteria virtuale esistono
Un’assistente digitale rappresenta una valida alternativa al più tradizionale concetto di segretariato aziendale, e implica l’utilizzo di professionisti in grado di svolgere task di diversa complessità in ambiti differenti. Non tutti i clienti richiedono ovviamente lo stesso tipo di servizio, e quindi esistono svariate tipologie di segretaria virtuale, dalla segreteria classica, alla videoreception, dall’interazione tramite chat o addirittura tramite l’Artificial Intelligence.
Cosa può fare un servizio di segretaria virtuale
Come detto, le mansioni per cui una segreteria virtuale può sostituire appieno una gestione di segreteriato tradizionale, sono molteplici.
Le più classiche sono la gestione e trasferimento delle chiamate e della presa appuntamenti di un professionista, ma anche il rapporto diretto coi clienti rappresenta uno dei task più importanti.
C’è chi necessita di data entry di primo livello, o la gestione della piccola contabilità.
Il tutto restando in contatto con il datore di lavoro, tramite sms, mail, notifiche che permetteranno di tenere aggiornate le agende e di essere sempre in prima linea nel management di un’attività.
Perché scegliere le segreterie virtuali
Decidere di affidarsi ad un servizio esterno di segreteria remota o virtuale, è un modo facile con cui migliorare la percezione che si dà della propria attività all’esterno.
Risposta telefonica proattiva, presa nota di richieste e nominativi, un filtro utile e sempre attento per una serie di attività che spesso uno studio di professionisti o una piccola attività non hanno tempo o risorse da dedicare.
La scalabilità e la possibilità di adattare alle proprie esigenze le modalità con cui questo servizio viene erogato, oltre che la reperibilità maggiore, rendono il tutto ancora più utile al miglioramento del business e della qualità di lavoro.
L'intelligenza artificiale è il futuro delle segreterie virtuali?
L’AI sta subentrando nella nostra quotidianità con una velocità sempre più impressionante, e non ce ne rendiamo totalmente ancora conto.
È quindi più che logico chiederci se anche il modello di segretariato così come lo conosciamo oggi, sarà presto sostituito dall’intelligenza artificiale.
Molte attività o piccole e medie aziende già ora hanno accettato la sfida e scelto di non dotarsi di una receptionist fisica o di una segretaria in loco, preferendo invece modalità come kiosk e video receptionist.
Quello che sicuramente ad oggi l’AI sta facendo, è di rendere alcune operazioni più semplici, più rapide e più performanti, in una gestione sinergica con l’essere umano.
Tramite l’omnicanalità, anche una segreteria in remoto può accedere a strumenti diversi contemporaneamente, tenendo sotto controllo le attività in maniera efficiente e tempestiva. Con chatbot o risponditori automatici, alcune funzioni sono in prima battuta gestite dall’Artificial Intelligence, così da permettere all’operatore di dedicarsi ad attività di maggior utilità.
Phonetica e i servizi di segreteria virtuale
Da oltre 20 anni al servizio dei clienti, Phonetica abbraccia appieno la trasformazione digitale, affiancando ai più tradizionali e consolidati processi inbound e outbound un approccio omnichannel, grazie all’utilizzo di AI e Machine Learning.