Case study: come intelligenza artificiale e sistemi IVR aiutano le aziende a migliorare la gestione della forza lavoro

Il nostro cliente opera nel settore dell’on-site e mobile guarding, proponendo anche servizi di electronic security e security receptionist. Si tratta di una realtà internazionale i cui collaboratori sono responsabili di una serie di compiti di sicurezza come la sorveglianza di persone, locali commerciali, edifici aziendali. Per queste mansioni possono essere assistiti da dispositivi elettronici e da strumenti di alta tecnologia. 

Il servizio di sorveglianza può essere garantito sul posto oppure con servizi mobili, ovvero con un responsabile della sicurezza che serve più clienti all’interno di un’area geografica limitata. Questa realtà garantisce anche sistemi di videosorveglianza da remoto (RVS) ed è anche specializzata nella progettazione, installazione, manutenzione di soluzioni di sicurezza elettronica all’avanguardia.  

Si tratta di una realtà che opera in particolar modo in Australia, Cina, India, Corea del Sud, Emirati Arabi Uniti, Singapore, Hong Kong, Sudafrica, Egitto, Arabia Saudita, Marocco, Vietnam, Sri Lanka, Cambogia, Thailandia, Indonesia. 

Il cliente si è rivolto alla nostra realtà per avere un supporto nella registrazione della presenza dei propri dipendenti sui posti di lavoro esterni. Siccome una buona parte del personale offre servizio in loco ai propri clienti, era necessario trovare un sistema che permettesse al dipendente di segnalare la propria effettiva presenza e che si integrasse con il software utilizzato per l’elaborazione dei payroll. 

A causa della tipologia della prestazione lavorativa, offerta lontano dalla sede centrale, la non precisa rilevazione delle presenze e il ritardo nella comunicazione al gestionale impiegato dalle risorse umane poteva anche generare degli slittamenti nei pagamenti delle buste paga al di fuori dei canonici trenta giorni previsti per i payroll. 

Per assecondare le esigenze del cliente, è stata proposta una soluzione di IVR avanzato, integrata con il sistema iBoss del cliente (la piattaforma impiegata per la gestione delle risorse umane). Il primo input al sistema è effettuato attraverso il dispositivo mobile della guardia di guardia. La soluzione offerta è un IVR (interactive voice response) estremamente user-friendly, proposto nella lingua locale e integrato con il database iBoss. 

Si è lavorato in modo da effettuare un’integrazione del sistema IVR con iBoss, grazie alla quale i dipendenti possono chiamare un numero e registrare la propria presenza nella sede del cliente dell’azienda per cui prestano servizio. La prova dell’effettiva presenza sul posto di lavoro è data da un numero “fisso” in loco, definito per quel determinato cliente. È stata data la possibilità a un supervisore autorizzato di effettuare chiamate multiple per più persone. 

Una volta effettuata la validazione con il “site code” e con il numero identificativo del lavoratore, si procede alla relativa verifica e all’inserimento dei dati nel gestionale delle risorse umane. In questo modo, tutti i dati rilevanti vengono caricati in tempo reale e il sistema può procedere all’elaborazione dei payroll dentro la scadenza prevista, senza generare dei ritardi nel pagamento dei salari. 

DVCOM Technology è un’affermata società di soluzioni di telefonia IP open source, videoconferenza e soluzioni network che opera nell’area MENA (Medio Oriente e Nord Africa). La società, partner di INGO dal 2016, ha contribuito a esaudire le esigenze del cliente. http://www.dvcom.ae/