Cos’è il knowledge management e perché è importante in un’azienda?

Il knowledge management è il processo di gestione e condivisione delle conoscenze in azienda, che comprende l'acquisizione, l'utilizzo, il trasferimento, lo sviluppo e l'archiviazione della conoscenza. Il suo obiettivo principale è rendere la conoscenza trasparente e accessibile per le aziende e i dipendenti, favorendo l'innovazione e promuovendo un approccio collaborativo e integrativo.

Cosa significa knowledge management? La condivisione delle conoscenze in azienda

Il knowledge management riguarda l’acquisizione, l’utilizzo, il trasferimento, lo sviluppo e l’archiviazione della conoscenza. L’obiettivo principale è quello di renderla trasparente e accessibile per le aziende e per i dipendenti. L’accesso e il trasferimento delle conoscenze rappresentano dei prerequisiti fondamentali per la capacità di innovazione di un’impresa. 

Gartner ha definito il knowledge management come un processo aziendale che formalizza la gestione e l’uso delle risorse intellettuali di un’azienda. Il knowledge management promuove un approccio collaborativo e integrativo per la creazione, la raccolta, l’organizzazione, l’accesso e l’utilizzo di risorse informative, compresa la conoscenza tacita e non divulgata delle persone. 

Il knowledge management è dunque quel processo consapevole che permette di organizzare, mantenere, condividere le conoscenze, le competenze e le esperienze all’interno di un’organizzazione, con l’intento di garantire l’accesso alle informazioni giuste, alla persona giusta, nel momento giusto. 

Knowledge management: come rendere un’azienda più competitiva

Quando si parla di knowledge management, l’attenzione non è incentrata esclusivamente sulla conoscenza esplicita, ma soprattutto sulla competenza umana e sul bagaglio di esperienza individuale dei singoli dipendenti. Trasformare il tutto in conoscenza esplicita, esprimendola in forma orale o scritta, rappresenta una fase del knowledge management, la quale va integrata nei processi organizzativi, in modo da rendere disponibile in rete la conoscenza aziendale esistente. 

Il knowledge management rende le aziende più competitive nell’ambito della moderna knowledge economy, aumenta la produttività delle imprese, crea prodotti e servizi di maggiore qualità, migliora la soddisfazione dei clienti. I collaboratori possono trovare molto più facilmente le informazioni di cui hanno bisogno e in questo modo la produttività aumenta in modo sostenibile, rendendo i vari processi aziendali più efficienti a livello generale. 

Gli obiettivi del knowledge management

La conoscenza è una delle principali risorse di cui un’azienda dispone. Quello che la differenzia da beni e informazioni è che non può essere acquistata o aumentata attraverso il commercio. Il trasferimento della conoscenza ricopre un ruolo decisivo e lo scopo è quello di creare una sorta di conoscenza collettiva all’interno di un’azienda. 

Il knowledge management ha sostanzialmente tre diversi obiettivi: quelli normativi (le linee guida), quelli strategici (è proprio in questo ambito che vengono formulate le misure a lungo termine), gli obiettivi operativi (ovvero le concrete misure di attuazione). Implementandoli tra loro emerge un concetto olistico che unisce aspetti tecnici, umani e organizzativi.  

La conoscenza è dunque disponibile e la familiarizzazione con nuove aree di interesse risultata più rapida. Le aziende che definiscono un processo di knowledge management aumentano la propria competitività in tempi minori. 

I metodi più efficaci di knowledge management

• Raccolta mirata di conoscenza all’interno dell’azienda e tenerne traccia in modo logico, come ad esempio in una conferenza o in un’intervista in cui le informazioni più importanti vengono presentate brevemente. 
• Durante le riunioni avvengono scambi di informazioni e i dipendenti si aggiornano. Per fare in modo che nessuna conoscenza preziosa venga persa è consigliabile redigere brevi verbali riassuntivi. 
• Importare la conoscenza dall’esterno all’interno dell’azienda e poi ottimizzarla. Video, letteratura specializzata, webinar e via dicendo consentono di affinare le competenze dei dipendenti sul lungo termine. 
• Networking tramite social network. 

Successivamente va creato un knowledge database, in cui la conoscenza scritta sia strutturata e resa accessibile. Occorrerà trovare un tool flessibile che possa essere usato agevolmente da tutti i lavoratori, garantendo un pratico trasferimento interno della conoscenza stessa. 

I vantaggi del knowledge management

• Riutilizzare idee, informazioni e conoscenze. Una volta che viene sviluppato un processo efficace, quest’ultimo va utilizzato ogni volta che si presenta una situazione simile.  
• Agevolare procedure standard e ripetibili. I lavoratori sanno come determinate attività devono essere svolte e si mantiene così una certa coerenza, importante all’interno di grandi imprese che intendono fornire ai clienti finali lo stesso servizio. 
• Favorire un processo di decision making rapido ed efficace. Una corretta strategia di knowledge management permette di prendere le decisioni migliori per un’azienda. Il riutilizzo di conoscenze contenute negli archivi permette ai dipendenti di prendere decisioni basate su dati ed esperienze concrete. 

• Facilitare l’accesso a risorse e informazioni rilevanti. Avere a disposizione il materiale di cui si ha bisogno e in tempi rapidi è importante per rispondere a un cliente, risolvere un problema, valutare una decisione, confrontarsi con i colleghi. 
• Evitare di commettere gli stessi errori. Il knowledge management permette di condividere cosa si è appreso dagli errori, evitando di commettere nuovamente gli stessi sbagli. 
• Crescita professionale e innovazione. 

I software per il knowledge management

I software di knowledge management permettono alle aziende di archiviare e condividere le conoscenze acquisite dai dipendenti in base alle esperienze avute nel corso degli anni. I dati possono essere raccolti e archiviati in maniera strutturata e le informazioni possono essere valutate tramite questi programmi in modo da rendere più facile la presa di decisioni importanti da parte degli imprenditori.  

Questi software permettono anche di standardizzare i processi aziendali interni e contribuiscono al miglioramento del controllo delle informazioni e della velocità, eliminando la perdita di tempo derivata dalla ricerca impegnativa di informazioni. I software di knowledge management permettono di aumentare la capacità di innovazione imprenditoriale, ideale per quelle aziende che desiderano rispondere in modo più dinamico ai cambiamenti futuri del mercato. 

Il CRM (Customer Relationship Management) è pensato per aiutare i dipendenti impegnati nel contatto con i clienti: se si hanno a disposizione tutti i dati disponibili, il lavoro viene svolto con uno standard di efficienza più elevato e garantendo un supporto migliore al consumatore. Un software di gestione dei documenti permette di avere un archivio digitale centralizzato, condividendo i vari documenti e migliorando i flussi di lavoro. 

Allo stesso tempo è importante che le aziende si dotino di un portale interno dei dipendenti, ovvero una rete privata in cui possono essere pubblicate, consultate e condivise tutte le informazioni relative all’azienda. Grande rilevanza viene coperta dalle knowledge base, ovvero le cosiddette wiki aziendali: strumenti collaborativi che permettono di pubblicare e salvare informazioni, rendendole accessibili a tutti. 

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