Knowledge management: perché è importante nelle aziende e come funziona

Le aziende possono avvalersi di un sistema di gestione della conoscenza, noto con l’acronimo di KMS (knowledge management system), che sfrutta il sapere collettivo all’interno dell’impresa e conduce a migliori efficienze operative. In questo modo si può fare affidamento su un luogo centralizzato per memorizzare le informazioni e accedervi prontamente.  

La knowledge management è infatti quel processo di identificazione, organizzazione, memorizzazione e divulgazione delle informazioni all’interno di una determinata organizzazione. Risulta particolarmente importante rendere i dati accessibili in maniera semplice, garantendo così a tutti gli interessati di fruirne per raggiungere i rispettivi obiettivi.  

Le aziende che fanno affidamento su una strategia di gestione della conoscenza riescono a ottenere risultati di business più rapidamente, dato che l’aumento dell’apprendimenti organizzativo e della collaborazione tra colleghi facilita un processo decisionale più veloce ed efficace all’interno dell’azienda, semplificando anche processi organizzativi come formazione e on-boarding. 

La gestione della conoscenza comprende tre diversi tipi di conoscenza, che si differenziano tra loro per la codifica dell’informazione: 

• Competenze tacite. Tipologia di conoscenze di tipo intuitivo e che si acquisiscono con l’esperienza come ad esempio il riconoscimento facciale, il linguaggio, le attitudini alla leadership. Sono difficilmente trasferibili ad altri individui. 
• Conoscenze implicite. Non necessariamente hanno il problema della difficile codifica e possono essere definite come know-how, esistendo all’interno dei vari processi aziendali. 
• Conoscenze implicite. Si tratta della tipologia di conoscenza più nota ed è contenuta in vari tipi di documenti come manuali e guide, si può condividere facilmente all’interno dei team di lavoro ed è importante per mantenere il capitale intellettuale in un’impresa, facilitando il trasferimento delle conoscenze. Database, white paper e case study sono alla base. 

Il processo di gestione della conoscenza prevede l’acquisizione, la creazione, il perfezionamento, la memorizzazione, il trasferimento, la condivisione e l’utilizzo della conoscenza. Il KMS passa attraverso tre fasi principali: 

• Creazione della conoscenza. Ogni tipo di competenza, che si desidera far circolare all’interno dell’azienda, va identificata e documentata. 
• Archiviazione della conoscenza. Viene utilizzato un sistema informatico che ospita la conoscenza organizzativa per distribuirla. 
• Condivisione della conoscenza. I processi pensati per condividere la conoscenza vengono comunicati all’interno dell’organizzazione. Le aziende che incoraggiano questo tipo di comportamento sono solite avere un vantaggio competitivo sulle altre aziende di settore. 

• Sistemi di gestione dei documenti, che migliorano i flussi di lavoro dei dipendenti consentendo un facile recupero di documenti digitali, PDF, immagini, elaborazione di testi. 
• CMS-content management system, che aiutano a gestire contenuti web dove gli utenti finali possono modificare e pubblicare i contenuti, testuali, video e audio. 
• Le Intranet, reti private presenti all’interno di un’organizzazione dove condividere strumenti e processi tra le varie parti interessate. Directory interne e ricerca facilitano la collaborazione. 
• Wiki, dove caricare e modificare facilmente le informazioni, data la loro facilità di utilizzo. 
• Data warehouse, dove aggregare i dati da diverse fonti in un unico archivio centrale. I dati possono essere estratti da questi archivi, in modo che le aziende possono prendere decisioni basate sui dati. 

Adottando importanti strategie di gestione della conoscenza, le aziende possono ottenere vantaggi importanti: 

• Identificare le lacune di competenze. Creando una documentazione pertinente sulla conoscenza implicita si consolida la conoscenza esplicita e si evidenziano eventuali carenze in alcuni ambiti, fornendo informazioni al management importanti per formare nuove strutture organizzative o assumere risorse aggiuntive. 
• Prendere decisioni più informate. Migliorando l’accessibilità alla conoscenza aziendale le aziende potranno prendere decisioni basate sulle informazioni e sugli obiettivi aziendali. 
• Mantenere la conoscenza dell’azienda, creando una memoria organizzativa e ampliando le informazioni in possesso di dipendenti e collaboratori. 
• Ottimizzazione delle tempistiche, con un aumento della produttività e una riduzione dei costi. Maggiore collaborazione e fiducia tra i membri del team.