L’approccio Web Sales permette di costruire un processo di vendita end-to-end sui canali digitali, ma nei settori in cui è prevista la stipula di un contratto è necessario dotarsi di un sistema per garantire l’autenticità, l’integrità e la provenienza del documento informatico e l’identità dei due contraenti per poter gestire tutto da remoto.
La firma digitale assolve alle stesse funzionalità di quella autografata, permette cioè di vincolare contrattualmente le parti coinvolte identificandole inequivocabilmente grazie ad un sistema di chiavi crittografate correlate tra loro: una chiave privata per generare la firma digitale, una chiave pubblica per verificarne l’autenticità e ricondurla all’identità del firmatario.
INGO Digital mette a disposizione un sistema di firma digitale facile e sicuro che permette di firmare contratti su tutti i canali online in conformità al regolamento europeo eIDAS (electronic Identifcation, Authentication and trust Services): grazie alla piattaforma in cloud Namirial (Trust Service provider), si gestiscono tutti i documenti digitali in un ambiente protetto, garantendo l’inalterabilità del contratto stipulato.
1: Creazione del meccanismo di firma
Il contratto viene caricato sulla piattaforma e viene avviata la pratica:
- Creando il set di chiavi;
- Definendo il meccanismo di autentificazione, che può essere effettuato tramite codice PIN, One Time Password (OTP) o Windows Live Authentication;
- Aggiungendo i campi in cui verranno inseriti i dati del cliente finale (firma, testo, allegati).
2: Invio del contratto
Il contratto viene presentato al firmatario attraverso un link inviato via e-mail, che collega ad una pagina protetta dal meccanismo di autentificazione stabilito nello step precedente: al cliente finale basterà inserire le sue credenziali per accedere e visionare il documento, sicuro dell’autenticità sia del contratto che del mittente.
Come misura di sicurezza addizionale, le pratiche rimangono attive per un tempo limitato e il team di INGO Digital provvede a sollecitare il firmatario se necessario.
3: Autenticazione e sottoscrizione
Il cliente finale appone la sua firma digitale, usando la chiave crittografata in suo possesso; a questo punto basta un click per:
- Creare un certificato digitale Audit Trail/Log;
- Finalizzare il contratto;
- Ottenere una copia scaricabile;
- Restituire il documento al mittente.
La piattaforma procederà alla ricezione ed all’archiviazione del contratto firmato, conservandolo in un ambiente digitale sicuro.
A seconda delle esigenze di sicurezza, INGO Digital mette a disposizione diversi sistemi di firma digitale:
- Firma Elettronica Semplice (FES): comprende sistemi Click to Sign, Type to Sign, Draw to Sign e permette di inserire automaticamente tutte le informazioni collegate al firmatario (nome, e-mail, indirizzo IP, timestamp) quando viene apposta la firma nel campo apposito;
- Firma Elettronica Avanzata (FEA): utilizza uno Strong Authentication mediante OTP via SMS e l’acquisizione di dati biometrici;
- Firma Elettronica Qualificata (FEQ): la firma viene acquisita tramite certificato digitale di tipo remoto o Disposable oppure caricato su SmartCard/USB Token.
La firma digitale offerta a supporto del processo di Web Sales permette di gestire in tempo reale e da remoto ogni fase della vendita su tutti i canali, garantendo la massima sicurezza ed al contempo un’estrema semplicità per il cliente finale.